Compraste 24 cervezas, vendiste 18 y en la nevera quedan 4. Faltan 2. ¿Se rompieron? ¿Se las tomó alguien? ¿Se cobraron y no se apuntaron? Antes de pensar mal de nadie, lo primero es tener los números claros.
1. La cuenta que tiene que dar siempre
Para cada producto, al final del día:
Si cuentas y hay 11, todo bien. Si hay 9, faltan 2 que nadie explicó.
2. No hace falta contarlo todo todos los días
Contar 200 productos cada noche no lo aguanta nadie. Escoge los 10 que más se venden o que más valen (cerveza, refresco, cigarros, aceite, café…) y cuenta esos al abrir y al cerrar. El resto, una vez a la semana.
3. Apunta la merma, aunque sea poca
Un pan que se quemó, un refresco que se cayó, un paquete vencido, lo que se tomó el dueño. Si no se apunta, al contar parece que alguien se lo llevó. Apuntar la merma no es burocracia: es lo que te deja ver las pérdidas de verdad.
4. Lo que haces tú: cuéntalo por receta
Con los productos elaborados no puedes contar tazas. Pero sí puedes saber cuánto café se gastó: si una taza lleva 10 gramos y vendiste 70 tazas, debieron salir unos 700 gramos. Si del paquete de 1 kg solo quedan 100 gramos, faltan unos 200.
5. Separa por turno y por persona
Si todos venden de la misma caja y del mismo inventario todo el día, cuando falta algo no hay forma de saber en qué momento pasó. Si cada turno empieza y termina con su conteo, la diferencia tiene hora y tiene responsable.
6. Un día malo no es un problema; una semana, sí
Una cerveza que falta un martes puede ser un error al contar. La misma cerveza faltando todos los días en el mismo turno ya es otra cosa. Mira los números de la semana antes de hablar con nadie, y cuando hables, habla con los números en la mano.
Cómo lo hace Micuadre
En Micuadre cada venta descuenta del inventario al momento, también los ingredientes de las recetas. Las salidas por rotura, vencimiento o consumo de la casa se apuntan con su motivo. Al cerrar cada turno, el cuadre muestra lo que había, lo que entró, lo que se vendió y lo que debería quedar, turno por turno y dependiente por dependiente.
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Con todo encendido. Si no te sirve, no pagas nada.