Cierras el día, cuentas el dinero y… no da. Faltan 500 pesos. O sobran 300 y no sabes de dónde salieron. En los negocios de Cuba esto pasa mucho por una razón: entra dinero de tres formas distintas (pesos, dólares y transferencias) y se mezclan en la misma cuenta.
La solución es sencilla: nunca sumes las tres juntas. Se cuadra cada una por su lado. Aquí te explicamos cómo, con números de verdad.
1. Antes de abrir: apunta el fondo
El fondo es el dinero que dejas en la caja para dar vuelto. Si empiezas con 2 000 CUP, escríbelo. Ese dinero no es venta: es tuyo desde antes.
2. Separa el dinero en tres montones
- Pesos en efectivo (CUP): los billetes que hay en la caja.
- Dólares en efectivo (USD): van aparte, en un sobre o en otro compartimento. No los conviertas a pesos para contarlos.
- Transferencias (Transfermóvil o EnZona): esas no están en la caja. Se revisan en el teléfono o en los mensajes del banco.
3. Calcula cuántos pesos deberían haber
Esta es la cuenta de los pesos en efectivo:
Ahora cuentas los billetes. Si hay 15 600, cuadra. Si hay 15 400, faltan 200. Si hay 15 900, sobran 300.
4. El error más común: el vuelto de los dólares
Un cliente compra un paquete de arroz de 1 kg que cuesta 1 500 CUP y paga con un billete de 5 USD. La tasa del día es 400, así que 5 USD son 2 000 CUP. Le das 500 CUP de vuelto.
Aquí se equivoca casi todo el mundo. En la caja de pesos entró la venta de 1 500 CUP, pero salieron 500 CUP de vuelto que no estaban en ninguna venta en pesos. Si no restas ese vuelto, al cerrar te van a "faltar" 500 pesos que nadie robó.
Por eso, en la cuenta del paso 3, cada vuelto en pesos que diste por un pago en dólares se resta. Y los 5 USD se cuentan en su montón de dólares, tal cual: 5 billetes de 1, o 1 de 5.
5. Cuadra los dólares aparte
Suma cuántos dólares te pagaron según tus ventas y cuéntalos. Tienen que dar lo mismo en dólares, no en pesos. Así, si la tasa cambió a media tarde, no te vuelve loco la cuenta.
6. Revisa las transferencias con el banco
Por cada venta cobrada por Transfermóvil o EnZona, busca el mensaje o la notificación del banco. Si guardaste el número de la transferencia, compararlas es rápido. Una venta "por transferencia" sin mensaje del banco es una venta que no te pagaron.
7. Si no cuadra, busca en este orden
- ¿Restaste los vueltos en pesos de los pagos en dólares?
- ¿Algún gasto se pagó de la caja y no se apuntó?
- ¿Alguna venta se marcó como "efectivo" y en realidad fue por transferencia (o al revés)?
- ¿Contaste el fondo como si fuera venta?
- ¿Sumaste los dólares al conteo de pesos? (Si lo haces, parecerá que te sobra dinero.)
Una diferencia de 1 o 2 pesos suele ser redondeo. Una diferencia que coincide exactamente con un vuelto o con un gasto casi siempre es eso.
Hoja para copiar en tu libreta
Fecha: ____ Dependiente: ____
Fondo inicial CUP: ____
+ Ventas en efectivo CUP: ____
− Vueltos CUP por pagos en USD: ____
− Gastos de la caja: ____
= Esperado CUP: ____ Contado: ____ Diferencia: ____
USD esperados: ____ USD contados: ____
Transferencias en ventas: ____ Confirmadas por el banco: ____
¿Y si la app lo hiciera sola?
Todo esto es lo que hace Micuadre en cada cierre de turno: separa pesos, dólares y transferencias, resta sola el vuelto de los pagos en dólares, suma los gastos del día y, cuando escribes lo que contaste, te dice si cuadra, si sobra o si falta. Funciona sin internet, en la PC del negocio y en el teléfono de cada dependiente.
Si tienes una cafetería, mira también cómo funciona Micuadre para cafeterías y restaurantes.
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